Chi mi conosce sa che tendo ad ottimizzare gli sforzi, non impazzisco all’idea di investire più del dovuto e detesto gli sprechi.
Sia chiaro che è un inno all’efficienza, NON alla spilorceria!
La logica alla base di questa filosofia è: “una volta definito l’obiettivo, quel è il modo più veloce ed indolore per raggiungerlo?”
Andiamo sul pratico sennò rischio di essere troppo fumoso e non farmi capire.
Hai delle procedure operative che regolano le attività che svolgi quotidianamente?
In sostanza: c’è SCRITTO da qualche parte quali sono esattamente le operazioni che devi eseguire quando svolgi una determinata attività?
E se c’è scritto, le segui o vai a memoria?
Di solito le uniche procedure che esistono in ufficio sono quelle legate ad obblighi di legge e quella di “evacuazione in caso di incendio”.
Non mi capita mai di vedere una procedura di “gestione della stampante”.
“Mah Riccardo, non posso mica proceduralizzare tutto, sarebbe impossibile da gestire!”
Capisco la tua obiezione e la condivido anche.
L’idea però è di implementare un processo di miglioramento continuo che non ti obblighi a reinventare la ruota ogni volta, ma che ti aiuti a:
– prevenire gli sprechi
– tracciare ed imparare dagli errori commessi
– aggiornare e migliorare la procedura.
Fare questo ti consente di svolgere le attività sempre meglio, con minore impiego di tempo e crei dei circoli virtuosi che aumentano così anche il tuo risparmio.
Mappa il tuo “Sistema di Stampa” – così come spiedo in quest’articolo – e segui questi step per risparmiare.
1. Toner “low cost”
Ma stai attento che abbiamo la certificazione, perché altrimenti NON stai risparmiando soldi, rischi solo che la stampante e i suoi componenti si usurino prima.
2. Carta “economica”
È giusto “strizzare” il costo di questo prodotto, soprattutto quando le stampe sono destinate all’archiviazione o ad un uso temporaneo, ma è opportuno che tu tenga in considerazione i potenziali rischi legati all’utilizzo di prodotti di bassa qualità.
La “polverosità” della carta, soprattutto per grossi volumi di stampe, si accumula nelle parti più delicate della stampante o multifunzione laser, come sul tamburo, che potrebbero rigarlo e, comunque, richiederebbe frequenti manutenzioni.
Altro problema, frequenti inceppamenti.
Occorre quindi prestare molta attenzione al tipo di prodotto che acquisti e, quantomeno, verifica la polverosità della carta (facilmente riconoscibile perché di colore biancastro).
3. Risparmio in bolletta
Per cominciare, se devi acquistare una stampante, scegline una a risparmio energetico: sarà in grado di ridurre il consumo di energia fino al 95% rispetto alle stampanti tradizionali.
E non è ancora tutto: del suo consumo energetico, solo l’8% viene impiegato in fase di stampa, il 49% viene utilizzato quando la stampante è in standby e il restante 43% di energia viene richiesta per lo spegnimento della stampante.
Molte stampanti addirittura, consumano energia anche da spente.
Con un semplice e veloce tuo gesto è possibile ridurre questo spreco, ovvero ricordati di staccare la spina dalla presa di corrente delle stampanti.
Utilizza poi stampanti multifunzione laser che ti permettono di ridurre il numero di apparecchi da collegare, risparmiando così costi di elettricità e sui costi dei materiali di consumo.
4. Invia i tuoi fax online
Ma stai stampando tutti quei documenti che poi dovrai faxare?
Non essere un tipo all’antica!
Bastano un PC e una connessione Internet. Al resto pensano dei servizi online gratuiti di cui sto per parlarti.
Questi servizi ti consentono di inviare fax tramite Internet, digitandone direttamente il testo o partendo da file PDF e TIFF, verso tutti i numeri nazionali. Il tutto senza installare alcun tipo di software sul PC.
Funzionano da tutti i principali programmi di navigazione, sono completamente in italiano e per utilizzarli non occorre far altro che una rapida registrazione gratuita.
Prenditi cinque minuti di tempo libero e scopri subito come inviare fax da PC.
#1
Cominciamo da Faxalo, un servizio di base gratuito che ti consente di inviare 3 fax al giorno per un totale di 20 fax al mese.
Per utilizzarlo, collegati al sito www.faxalo.it,
L’invio dei fax da parte di Faxalo avverrà entro pochi minuti dalla tua richiesta.
A documento trasmesso, riceverai un’email di conferma all’interno della quale troverai tutti i dettagli dell’operazione.
Anche in caso di mancato recapito del fax per questioni tecniche – ad esempio quando il destinatario ha il fax disattivato – riceverai una email di riepilogo da parte di Faxalo.
ti serve aiuto, CONTATTAMI subito
#2
Un altro servizio Web molto valido per l’invio dei fax, che ti consiglio di provare, è Faxator.
Ti permette di inviare gratuitamente fino a 10 pagine al mese verso tutti i numeri nazionali.
Per provarlo, collegati subito alla sua pagina iniziale www.faxator.com.
Puoi inviare documenti PDF, file di Office e altre tipologie di file senza particolari restrizioni legati alla loro definizione.
L’invio viene effettuato dal lunedì al venerdì tra le 8.00 e le 20.00.
Riceverai un’email di conferma contenente un’anteprima della prima pagina del fax inviato e non appena il documento sarà arrivato a destinazione
La vuoi un’altra bella notizia?
Faxator è disponibile anche sotto forma di applicazione gratuita per iPhone e Android, in questo modo potrai inviare fax “al volo” anche direttamente dal tuo smartphone.
ti serve aiuto, CONTATTAMI subito
#3
Puoi affidarti anche a Freepopfax, un servizio online gratuito.
È completamente in italiano e ti permette di inviare fax senza dover compiere alcuna registrazione.
Se vuoi provarlo, basta collegarti al sito www.freepopfax.com.
Hai poi due possibilità a tua disposizione:
1. scrivere un messaggio ed inviarlo sotto forma di fax
2. oppure spedire il contenuto di un file già esistente. Puoi selezionare un documento di Word, un file PDF o delle immagini digitali.
Ad operazione eseguita, aspetta l’email di conferma da parte di Freepopfax.
Se per qualsiasi motivo il fax non dovesse essere recapitato al destinatario, sarai avvertito da un altro messaggio di posta elettronica.
ti serve aiuto, CONTATTAMI subito
5. Cambia il “font” dei tuoi documenti.
Beh! Lo sapevi che già nello scegliere il font con cui puoi realizzare un documento incide sulle tue tasche?
Sarai ancora più sorpreso nel sapere che tutto ciò non penalizzerà assolutamente l’aspetto estetico dei tuoi lavori.
Non tutti i font sono uguali, sia come aspetto, come leggibilità, come peso e soprattutto come consumo di toner laser.
Un esempio?
Se sei solito utilizzare come font per i tuoi file il “Times New Roman” stai consumando il 24% in più di inchiostro rispetto allo stesso documento redatto e stampato con il Garamond.
Stessa storia se usi abitualmente il Comic Sans o l’Arial al posto dell’Helvetica.
Se stampi 100 pagine a settimana, arrivi a risparmiare oltre i € 140/l’anno.
6. Stampa in fronte-retro
Un altro semplice stratagemma per ridurre i tuoi costi legati alla stampa, sarebbe investire nell’acquisto di stampanti o multifunzione con funzione duplex (cioè fronte/retro) e incoraggiare i tuoi collaboratori a stampare su entrambi i lati del foglio, raggiungendo un risparmio fino al 50% di carta.
7. Evita di stampare gli elementi inutili
Stai visitando un sito Internet interessantissimo. Stampa… Oddio, mai l’avessi fatto!
Scommetto che stanno uscendo dalla tua stampante pagine e pagine, contenenti elementi inutili, come i menu del sito Internet e i suoi banner pubblicitari. Insomma, stai sprecando inchiostro e fogli.
Se vuoi stampare il contenuto di un sito Internet, senza gli elementi inutili che ti farebbero solo sprecare inchiostro e carta, puoi utilizzare il servizio gratuito PrintWhatYouLike, che ti permette di personalizzare, a partire da una pagina Web, una pagina da stampare con i soli contenuti che ti interessano.
Collegati sul sito www.printwhatyoulike.com
ti serve aiuto, CONTATTAMI subito
8. Stampa due pagine per foglio
Devi stampare un documento PDF composto da molte pagine e vuoi risparmiare carta?
Vuoi ottimizzare quanto più possibile il consumo di toner anche per i documenti testuali?
Ho un programma che fa proprio al caso tuo.
Se vuoi scoprire come stampare due pagine per foglio, collegati al sito di Simple Imposition (www.noliturbare.com/pdf-tools/simple-imposition).
ti serve aiuto, CONTATTAMI subito
Ricordati, insomma, che l’obiettivo non è fare qualcosa di “perfetto”, ma creare un processo che puoi migliorare costantemente e che ti darà la possibilità di risparmiare risorse in futuro.
Buon Sistema di Stampa
Riccardo De Giorgi
